1. Ochrana osobních údajů
Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak společnost Bohevario (dále jen „Bohevario“ nebo „správce“) zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti s poptávkou eventových služeb, přípravou a realizací akcí a používáním našich online formulářů.
Bohevario při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s platnou legislativou České republiky a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
2. Rozsah zpracovávaných údajů
Osobní údaje získáváme primárně prostřednictvím kontaktních a poptávkových formulářů na stránce Kontakt a dalších formulářů, které mohou být součástí našich služeb. Typicky zpracováváme tyto kategorie údajů:
- identifikační údaje: jméno a příjmení, případně název společnosti a funkce,
- kontaktní údaje: e-mail, telefon, město či obec,
- informace o plánované akci: předpokládané datum akce, počet hostů, typ akce, preferované programy a atrakce,
- obsah sdělení v poli „Zpráva“ nebo obdobných textových polích,
- technické údaje související s používáním webu: IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, čas přístupu, cookies a podobné technologie (podrobněji viz část Cookies a sledovací technologie).
V rámci komunikace mohou být dále zpracovány i doplňující údaje, které nám dobrovolně poskytnete, například specifikace konceptu eventu, požadavky na program nebo informace o preferencích hostů.
3. Účel zpracování údajů
Vaše osobní údaje využíváme výhradně k jasně vymezeným a legitimním účelům souvisejícím s naší činností eventové agentury, zejména k těmto účelům:
- přijetí, zpracování a vyřízení vaší poptávky na firemní akci, soukromou oslavu, tematický večer nebo jiný event,
- příprava návrhu programu na míru, včetně upřesnění detailů eventu, kapacit a harmonogramu,
- komunikace ohledně sjednání, úpravy či potvrzení rezervace termínu a programu,
- organizace a realizace samotné akce, včetně koordinace našich moderátorů, animátorů, technického zajištění a dodavatelů,
- odpovídání na dotazy o našich službách a poskytování následné péče po skončení akce,
- vedení interní dokumentace a účetních podkladů v případě uzavření smlouvy či objednávky,
- zlepšování našich služeb, analýza návštěvnosti webu a přizpůsobení obsahu webu, pokud k tomu máme souhlas nebo oprávněný zájem,
- plnění zákonných povinností, které se na nás vztahují (např. povinnosti v oblasti účetnictví a daňové evidence).
4. Právní základ zpracování
Osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů dle GDPR:
- plnění smlouvy a jednání před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): údaje nutné k přípravě nabídky, upřesnění poptávky a realizaci sjednané akce,
- oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): základní komunikace s klienty a zájemci, evidence poptávek, ochrana našich právních nároků, základní analytika návštěvnosti webu s minimálním dopadem na soukromí,
- souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): zejména pro zasílání vybraných marketingových sdělení, newsletteru nebo pro používání nepodstatných marketingových cookies, pokud si je dobrovolně povolíte,
- plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): uchovávání účetních a daňových dokladů a další povinnosti dané právními předpisy České republiky.
Pokud je právním základem souhlas, můžete jej kdykoli odvolat stejným způsobem, jakým byl udělen, aniž je dotčena zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.
5. Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu předány těmto kategoriím příjemců:
- smluvním partnerům podílejícím se na přípravě a realizaci akce (např. technické zabezpečení, hudební produkce, dekorace), kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti a odpovídajícími smluvními ujednáními o ochraně osobních údajů,
- poskytovatelům IT služeb a hostingu, kteří zajišťují provoz našich systémů a webových stránek,
- externím účetním a daňovým poradcům, pokud je to nezbytné pro vedení účetnictví a splnění zákonných povinností,
- orgánům veřejné moci, pokud nám tuto povinnost ukládá právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí.
Každý příjemce zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a v souladu s platnými právními předpisy.
6. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Orientačně platí:
- údaje z poptávkových a kontaktních formulářů: obvykle po dobu trvání komunikace a maximálně po dobu [doplňte dobu] od poslední aktivní komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy,
- údaje související s realizovanou akcí a smluvním vztahem: po dobu trvání smlouvy a následně po dobu [doplňte dobu] pro účely ochrany právních nároků,
- údaje na účetních dokladech: po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy České republiky,
- údaje zpracovávané na základě souhlasu: do odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby, na kterou byl souhlas udělen.
Po uplynutí příslušných lhůt jsou osobní údaje buď bezpečně vymazány, anonymizovány, nebo přesunuty do archivace, pokud to připouští právní předpis.
7. Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva, která můžete uplatnit vůči Bohevario jako správci údajů:
- právo na přístup k osobním údajům – můžete požadovat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii spolu s informacemi o zpracování,
- právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění,
- právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat odstranění vašich osobních údajů (např. pokud již nejsou potřebné pro daný účel nebo byl odvolán souhlas),
- právo na omezení zpracování – můžete žádat omezení zpracování za podmínek stanovených GDPR (např. při ověřování přesnosti údajů),
- právo na přenositelnost údajů – máte právo obdržet své údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně,
- právo vznést námitku – můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně případného přímého marketingu,
- právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž je dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů dochází k porušení GDPR nebo právních předpisů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
8. Zabezpečení osobních údajů
Bohevario přijímá vhodná technická a organizační opatření, aby zajistilo odpovídající úroveň zabezpečení zpracovávaných osobních údajů s ohledem na povahu, rozsah, kontext a účely zpracování.
Mezi tato opatření patří zejména:
- používání zabezpečených přenosových protokolů (např. HTTPS) pro komunikaci s webem,
- omezení přístupu k osobním údajům pouze na oprávněné osoby, které je nezbytně potřebují k výkonu své práce,
- využívání silných hesel a přístupových politik pro interní systémy,
- pravidelné aktualizace používaného softwaru a sledování bezpečnostních doporučení,
- smluvní zajištění ochrany osobních údajů u našich dodavatelů a partnerů.
Přestože dbáme na vysokou úroveň zabezpečení, žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání dat nemůže být stoprocentně zaručen. I v takových případech však postupujeme v souladu s právními předpisy a minimalizujeme možná rizika.
9. Předávání osobních údajů mimo EU
Bohevario zásadně nepředává osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor.
Pokud by bylo výjimečně nutné využít službu nebo dodavatele, který působí mimo EU/EHP, uskuteční se takové předávání pouze v souladu s požadavky GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo využitím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. O takovém předávání bychom vás vždy transparentně informovali.
10. Zpracovávané údaje dětí
Naše služby, včetně formulářů na webu, nejsou určeny osobám mladším 16 let. Osobní údaje dětí mladších 16 let vědomě neshromažďujeme ani nezpracováváme.
Pokud zjistíme, že jsme omylem získali osobní údaje dítěte mladšího 16 let bez platného souhlasu zákonného zástupce, provedeme jejich vymazání v nejkratší možné době.
12. Kontakt na správce a aktualizace politiky
Správcem osobních údajů je společnost Bohevario. Aktuální identifikační a kontaktní údaje správce naleznete na stránce Kontakt.
Pro dotazy, žádosti či uplatnění vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt nebo na e-mailové adrese [doplňte e-mail].
Pokud Bohevario jmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů, uvedeme na tomto místě jeho kontaktní údaje a způsob, jak se na něj obracet.
Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, aby odrážely změny našich služeb nebo právních požadavků. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce a je účinná ode dne zveřejnění.
Datum poslední aktualizace: [doplňte datum]